企業にとって、IT化により業務効率を格段に向上させることは、避けられない道となってきました。また、既存のビジネスにITを組合せ、今までに無い新たな展開を図ることが、将来の企業を明るいものにすることは、誰もが感じていることでしょう。
企業をIT化する方法は色々とありますが、とりあえず「多忙」で「煩雑」な既存業務の効率化を図り、それを順次拡大していくことを考えるのであれば、クラウドによるシステム構築が最善の方法です。

中小企業における業務のシステム化は、通常
・部門別にPCを導入し、excelやaccessによる業務プログラムを作成し、あるいは業務パッケージを利用し
・次に、各部門システムをLANで接続し
といった方法がとられますが、考え方の違うプログラムや、データフォーマットが違う部門システム同士では、連携しても格段の効果が上がるわけでも無く、いつかは限界が来てしまいます。

●統合化した業務システムをどう作るか

そこで、複数の部門を結んだ統合化された業務システムの必要性がでてきますが、ここでどのように考えるかが、企業のIT化の成否を分ける、重要なポイントです。

一昔前ですと、規模の大きなコンピュータや社内ネットワークシステムを導入し、本格的に業務分析をしてシステム開発に入るというパターンがほとんどでしたが、これは、企業に相当な体力が無いと危険です。

●増大する初期コスト

初期コストが非常に掛かります。ハードウェアだけで無く、ソフトウェアの開発費も思っていた以上に掛かるのが通例です。
通常、ハードウェアとソフトウェアのコスト比は、３対７といわれていますが、場合によっては、１対９程度になる場合もあります。

●開発期間の長期化

稼働するまでの時間も掛かります。
従来型のシステム開発であれば、期間に１年程度掛かるのは普通です。 ところが、業務は生き物なので、１年経つと大部変わってしまいます。つまり、システムが稼働したときには、すでに時代遅れになっているのです。
システムが稼働したばかりの時は、どうしても初期不具合が出ます。システムが不安定な上に、更に実情に合わない使いにくいシステムでは、せっかく作ったシステムも、効率を上げるどころか、業務の足を引っ張ってしまいます。

●統合業務パッケージは使えるか

ソフトウェア費用を抑えるために、統合業務パッケージの検討する場合もありますが、パッケージでも、導入にはかなり手を加えなければなりません。パッケージの黎明期には、「業務手続きにすぎないから、社内システムもそれに合わせてしまえば良い」といった意見もありましたが、日々の細かな業務の中で問題点を見つけ、工夫・カイゼンをする企業にとっては、「業務手続きにすぎない」と言い切ってしまうには無理があります。

こうした業務システム開発にまつわる問題点は、古くから指摘されてきており、一時は、「ソフトウェア危機」とまでいわれましたが、最近では、IT技術の進歩によって、解決する方法が工夫されています。 その一つが、クラウドによる業務システム開発です。

クラウドによる業務システムは、大手ベンダーにより提供されたクラウド環境に、自社専用の業務システムを開発・搭載し、利用します。

●自社の実情に合った専用システム

自社の実情に合わせて業務分析を行い、それに基づいて開発したシステムなので、パッケージソフトのように使いにくいといったことはありません。

●段階的なシステム化が可能

当社の場合、システムの構造は、WEB画面-ネットワーク-データベースと３階層に分かれます。すべてのデータは、データベースに格納されるので、最初に、営業部門のシステム化を行い、次に経理部門のシステム化を行うといった段階的開発の場合でも、データを追加しながら使い続けることができます。 さらに、システム内部は機能毎にモジュール化されているので、機能の追加も容易です。 つまり、業務システムを「小さく生んで、大きく育てる」ことができます。

●ハードウェア費用が軽減

クラウドベースのシステムなので、インターネットに繋がるパソコンさえあれば使うことが出来ます。つまり「ハードウェアの大きな初期投資は不要」です。また、クラウド費用は、実際に使った分だけ支払うようになっています。ピーク時に合わせた設備を保有するという無駄がありません。

●ネット利用によるダイナミックなシステムの実現

開発したシステムは、基本的には、パソコンに限らず、タブレットやスマホでも使うことができます。顧客先で営業担当者が注文を入力し、それを見ながら、出荷部門が商品をピッキング・梱包し、その結果で経理が請求書を発行するといったダイナミックなシステムも開発することができます。

●安定稼働でセキュリティにも強い

大手ベンダーによるクラウドは、リソースが分散化されていいるため、システム全体として見たとき、ほとんで故障しません。また、外部からの悪意ある侵入に対しても、強い耐性を持っています。システム運用の専任者も特に必要ありません。

●ITを活用した新ビジネスとの親和性が高い

インターネットベースのシステムなので、将来ITを利用した新しいビジネス展開を図る場合でも、イメージがつかみやすく、距離が短くなります。例えば、営業担当者が使う受注システムを強化すれば、馴染みの客先に置いて、顧客が直接注文を入れることが出来るようになります。また、在庫システムがデータベース化されていれば、それを元に、複数のショッピングモールと連携したECショップの多店舗展開も考えられるようになります。

弊社が行った業務クラウドシステムの例です。

●税理士事務所の顧客との情報共有システム
●法人主体のレンタカー予約システム
●催事場貸出しシステム
●出張が多い営業マン主体の会社の経費精算システム

いずれも、各社の実情に合わせ、必要なところから小さく作り、充分に活用しながら、その後、状況に応じて大きく育てています。
これから、業務システムを開発しようとお考えの方は、是非、一度ご相談下さい。